Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Green Hell Marshalteam
nicht eingetragener Verein
Müggenborn 84
59929 Brilon
Deutschland

Vertreten durch: Sebastian Schmidt
E-Mail: webmaster@ghmplanner.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, die Bearbeitung von Anmeldungen sowie die damit verbundene Kommunikation erforderlich ist.

3. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Hetzner wird im Rahmen der technischen Bereitstellung als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressource, Browser- und Betriebssysteminformationen, Referrer sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Angebots.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist. Eine Nutzung zu Werbe- oder Profilingzwecken findet nicht statt.

4. Veranstaltungsanmeldung

Bei einer Anmeldung verarbeiten wir die von dir eingegebenen Daten zur Teilnehmerverwaltung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der ausgewählten Veranstaltung sowie zur veranstaltungsbezogenen Kommunikation.

Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere:

• Vorname und Nachname
• Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• optional Organisation/Verein, Funktion und Bemerkungen
• ausgewählte Veranstaltung, Anmeldedatum und eindeutige Anmelde-ID

Soweit die Verarbeitung zur Begründung oder Durchführung des Teilnahmeverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt die organisatorisch erforderliche Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer geordneten Planung und Durchführung der Veranstaltung. Freiwillige Zusatzangaben werden nur verwendet, soweit sie für die jeweilige Veranstaltung und deren Organisation relevant sind.

5. Keine öffentliche Teilnehmerliste

Personenbezogene Teilnehmerdaten sind auf der öffentlichen Website nicht sichtbar. Zugriff auf Teilnehmerlisten erhalten ausschließlich berechtigte Administratoren. Exporte aus dem System sind ebenfalls nur im geschützten Admin-Bereich möglich.

6. Bestätigungs-E-Mails

Nach erfolgreicher Anmeldung kann automatisch eine Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse versandt werden. Die E-Mail kann Veranstaltungsname, Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmername und Anmelde-ID enthalten.

Für den E-Mail-Versand wird die Mail-Infrastruktur der Hetzner Online GmbH eingesetzt. Die Verarbeitung dient der Bestätigung und Durchführung deiner Anmeldung und beruht auf derselben Rechtsgrundlage wie die jeweilige Veranstaltungsanmeldung.

7. Cookies und Sitzungsdaten

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Sitzungsinformationen, beispielsweise für Sicherheitsfunktionen, Formularschutz und den geschützten Admin-Login. Diese Daten werden nicht für personalisierte Werbung, Reichweitenmessung oder Nutzerprofile verwendet.

Derzeit werden insbesondere keine Dienste wie Google Analytics oder Meta Pixel eingesetzt.

8. Speicherdauer und Löschung

Teilnehmerdaten werden nach Abschluss und organisatorischer Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe für eine längere Speicherung bestehen. Als Regelfrist ist eine Löschung spätestens 90 Tage nach Veranstaltungsende vorgesehen.

Sicherungskopien der Datenbank können gelöschte Daten technisch bedingt noch für einen begrenzten Zeitraum enthalten. Die derzeitige Backup-Aufbewahrung beträgt bis zu 30 Tage. Backups werden ausschließlich zur Wiederherstellung bei technischen Störungen verwendet.

9. Empfänger

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken weitergegeben. Empfänger sind nur Personen und Dienstleister, die die Daten für den Betrieb der Plattform oder die Durchführung der jeweiligen Veranstaltung benötigen. Dazu gehört insbesondere die Hetzner Online GmbH als Hosting- und E-Mail-Dienstleister.

10. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, ein geschützter Admin-Bereich, Passwort-Hashing, Zugriffsbeschränkungen, Firewall-Regeln, eine nicht öffentlich erreichbare Datenbank sowie regelmäßige Datensicherungen.

11. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Anfragen zu deinen Datenschutzrechten kannst du an webmaster@ghmplanner.de richten.

12. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen der Website, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: September 2026